בחירת תוכנה להנהלת חשבונות היא בחירה חשובה שתשליך רבות על הפעילות העסקית. תוכנה טובה שתנהל עבורכם את ההכנסות וההוצאות בעסק, תקל עליכם בהמשך הדרך. עם זאת, בשוק קיימות המון תוכנות להנהלת חשבונות, ועליכם לבחור את המתאימה ביותר. במאמר הבא נסביר לכם מהם הקריטריונים החשובים ביותר לבחירת התוכנה האידיאלית. חשוב לציין כי התוכנה שמתאימה לכם, לא תהיה בהכרח התוכנה שמתאימה לאחרים. לכל בעל עסק ולכל מנהל חשבונות יש את העדפות שלו בהתאם למכלול השיקולים הניצבים למולו. ברגע שאינכם משאירים אף קריטריון מאחור, תראו עד כמה זה קל ופשוט לעשות את הבחירה המושלמת.
התאמה לגודל העסק
האלמנט הראשון שיהיה עליכם לשים אליו לב הוא גודל העסק. תוכנת הנהלת חשבונות צריכה להיות אידיאלית לגודל העסק שלכם. עסקים קטנים זקוקים לתוכנה פחות מקיפה בהשוואה לעסקים גדולים עם כמות גדולה של עסקאות. הרצון בהתאמת התוכנה לגודל העסק נובע מהרצון להימנע ממצב בו התוכנה לא תעמוד בציפיות שלכם. ישנם מקרים רבים בהם תוכנת הנהלת חשבונות לא מספקת את הסחורה, ומאלצת אתכם לחשב מסלול מחדש.
ידידותיות למשתמש
בין אם אתם מנהלי חשבונות מוסמכים או בעלי עסק, תרצו לדעת כי התוכנה הנבחרת תהיה ידידותית למשתמש. הידידותיות למשתמש אינה מובנת מאליה, בטח כאשר קיימות אינספור תוכנות. מבחינתכם, חשוב שהתוכנה תהיה תוכנה שתוכלו לעבוד איתה בקלות, ולא תסבך אתכם. תוכנה שתהיה מסובכת לשימוש תגרום לכך שתימנעו מלהשתמש בה, ולא תיהנו מכל היתרונות הטמונים בה.
יכולות דיווח וניתוח
בסופו של יום, הדבר החשוב ביותר יהיה לדווח על הנתונים לרשויות הרלוונטיות. ללא דיווח בזמן, המצב עשוי להחמיר ולהוביל להטלת קנסות כספיים. יכולת הדיווח צריכה להיות פשוטה, וזה בדיוק מה שעושה תוכנת הנהלת חשבונות. לצד הדיווח, ישנה חשיבות גבוהה לנתח בצורה נכונה ומדויקת את הנתונים. כך תביאו את עצמכם למצב בו אתם לומדים מה אתם עושים נכון, והיכן בדיוק אתם צריכים להשתפר להמשך הדרך.
אבטחת מידע וגיבויים
הבעיה הכי גדולה של מנהלי חשבונות היא החשש מפני זליגת מידע למקומות הלא נכונים. אבטחת מידע היא לא דבר של מה בכך, בטח בעידן בו לפורצים יש כלים רבים. אבטחת מידע של תוכנת הנהלת חשבונות היא גבוהה, ועומדת בכל הדרישות המהותיות. התוכנות הללו מבצעות גיבויים באופן אוטומטי, ואינן דורשות מכם לעשות דבר בסוגיות הללו.
תמיכה טכנית ועדכונים
עבורכם, ישנה חשיבות גבוהה לכל הנושא של תמיכה טכנית ועדכונים. התמיכה הטכנית נועדה לקבלת תשובות לבעיות שעשויות למנוע מכם מלהשתמש בתוכנה כמו שצריך. העדכונים משמעותם חידושים המאפשרים לתוכנה להיות ברמה הכי גבוהה שיש. שני הפרמטרים הללו עושים את ההבדל בין תוכנת הנהלת חשבונות מוצלחת יותר ופחות. נציין כי לכל תוכנה יש את התמיכה ואת תדירות העדכונים שלה, קחו זאת בחשבון.
